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Historia
Clínica Las Condes cuenta con más de 40 años de historia, con un enfoque centrado en la excelencia, la calidad y la innovación, poniendo siempre en el centro de su quehacer al paciente y su familia.
Somos una clínica privada de alta complejidad y especializada, con unidades de hospitalización en niveles Intensivo, Intermedio y Médico Quirúrgico, tanto en adultos como en pediatría y neonatología. Además, contamos con servicios quirúrgicos, urgencias y rescate, junto con unidades de atención ambulatoria. Nuestra dotación actual asciende a 2800 colaboradores aprox, distribuidos en nuestras tres sedes: Estoril, Peñalolén y Chicureo. El 50% de la dotación aproximadamente pertenece a la Gerencia de Operaciones Clínicas y Enfermería.
En la constante búsqueda de mejorar procesos, optimizar recursos y entregar herramientas de gestión a nuestros colaboradores, surgió la oportunidad de implementar rFlex como una solución eficiente para la gestión del personal en diversas áreas de trabajo y jornadas laborales.
Desafíos antes de rFlex
Antes de la implementación de rFlex, la gestión de turnos se realizaba manualmente mediante planillas Excel. Esto implicaba un proceso laborioso de ingreso de datos sobre colaboradores, turnos, cambios, vacaciones y licencias, casilla por casilla, e incluso la impresión de planillas para realizar modificaciones a mano.
Este sistema presentaba varios inconvenientes, tales como:
• Alto consumo de tiempo por parte de las jefaturas de enfermería.
• Posibilidad de errores en la asignación de turnos, como la duplicación de un colaborador en dos unidades o el ingreso incorrecto de ausencias.
• Procesos burocráticos para los colaboradores, quienes debían llenar documentos adicionales para solicitar cambios de turno o permisos.
• No permitía una visión global de coberturas que pudiera otorgar espacios de eficiencia en uso de Horas extras o asignación de dotación entre áreas.
Los principales desafíos eran optimizar el tiempo destinado a la gestión de turnos, reducir errores y mejorar la precisión en la información de jornadas laborales.
Implementación y cambios observados
La implementación de rFlex en Clínica Las Condes comenzó hace más de ocho años. Como en todo proceso de cambio, fue necesario superar cierta resistencia inicial. Se inició con unidades piloto y luego se extendió a todas las áreas clínicas.
Desde el inicio, se evidenciaron mejoras significativas, destacando:
• Reducción del tiempo dedicado a la planificación de turnos.
• Mayor precisión en la información disponible sobre jornadas laborales.
• Una plataforma intuitiva y accesible tanto para jefaturas como para colaboradores.
• Visión global que permite a Gerencia a cargo tener una herramienta potente de gestión, eficiencia y optimización de uso de recursos.
Resultados y beneficios concretos
La adopción de rFlex ha traído múltiples beneficios:
1. Optimización del tiempo: Reducción del tiempo destinado a la gestión de turnos, permitiendo a las jefaturas enfocarse en la atención y cuidado de los pacientes.
2. Precisión en la información: Datos exactos sobre jornadas, permisos y asistencia de cada colaborador.
3. Reducción del uso de papel: Un paso hacia la sustentabilidad, eliminando la necesidad de documentación impresa.
4. Mayor autonomía para los colaboradores: Acceso a una herramienta digital intuitiva, disponible desde dispositivos móviles.
5. Eficiencia en el sistema de pagos: Integración con los registros de entrada y salida, reduciendo errores y reprocesos.
6. Visión integral del personal: Permite una visión de todas las unidades, lo cual resulta muy útil para la flexibilización del personal, en contexto de gestionar la demanda de atención de las diferentes áreas clínicas.
7. Gestión y eficiencia: Otorga la posibilidad de tener una visual global de coberturas que al cruzar con ocupación de las unidades ha permitido lograr ahorro en costos de horas extras asociadas a coberturas de vacaciones, permisos y licencias médicas. Adicionalmente permite focalizar recursos de Pool Volante de Enfermería en los servicios que tengan mayor necesidad de refuerzos.
La implementación de rFlex en Clínica Las Condes ha demostrado ser un gran avance en la gestión de turnos y personal, aportando eficiencia, precisión y modernización a nuestros procesos administrativos y operativos.
